Informativa sul trattamento dei dati personali – Assistente IA

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è il Comune di Gavorrano.

Contatti del Titolare: [inserire indirizzo, PEC e recapiti ufficiali del Comune].

Responsabile della protezione dei dati (DPO/RPD): [inserire nominativo/contatto pubblicato dal Comune].

2. A cosa serve l’Assistente IA

Il Comune mette a disposizione sul proprio sito un assistente basato su Intelligenza Artificiale per aiutare cittadini e visitatori a trovare più facilmente informazioni già pubblicate sul sito istituzionale, ad esempio su servizi, uffici, documenti, scadenze e modalità di accesso ai servizi comunali.

L’assistente ha una funzione esclusivamente informativa. Non presenta istanze per conto dell’utente, non prende decisioni amministrative, non valuta il diritto a benefici o prestazioni e non accede alle pratiche personali dei cittadini o ai gestionali interni del Comune.

3. Quali dati vengono trattati

Quando l’utente utilizza la chat vengono trattati il testo della domanda e, se la domanda è collegata a messaggi precedenti, un breve contesto della stessa conversazione necessario a comprenderne il significato. Per costruire la risposta il sistema utilizza inoltre i soli estratti delle pagine e dei documenti pubblici del Comune che risultano pertinenti alla domanda.

L’utente è invitato a non inserire dati personali non necessari, dati sanitari, credenziali, documenti, codici identificativi o informazioni riferite a terzi. La chat non è un canale per trasmettere pratiche o documentazione personale.

4. Cosa viene inviato al fornitore di Intelligenza Artificiale

Per comprendere la richiesta e generare la risposta, Comuni AI utilizza servizi API di OpenAI. Al fornitore vengono inviati il testo necessario a comprendere la domanda e i soli estratti dei contenuti pubblici selezionati dal sistema. In caso di domande successive collegate, può essere inviato anche un breve contesto della conversazione.

OpenAI non riceve credenziali di accesso al sito, non dispone di accesso autonomo al backoffice WordPress, ai gestionali o alle banche dati interne del Comune e non può navigare liberamente nei sistemi dell’Ente.

5. Per quanto tempo viene conservata la conversazione

Il contenuto della conversazione viene conservato da Comuni AI per un massimo di 24 ore, esclusivamente per consentire la continuità del dialogo e comprendere eventuali domande successive collegate. Trascorso tale periodo, il contenuto della sessione viene cancellato automaticamente.

Il sistema non conserva nelle proprie statistiche il testo integrale delle domande e delle risposte, l’indirizzo IP in forma grezza o il token della sessione.

6. Statistiche e miglioramento del servizio 

Per verificare se il servizio funziona correttamente e capire quali informazioni i cittadini cercano più spesso, Comuni AI produce statistiche e report. Queste informazioni sono utili sia al Comune sia al fornitore per migliorare il sito e individuare eventuali contenuti mancanti o poco chiari.

Le statistiche possono comprendere, ad esempio, il numero delle richieste, le aree tematiche più frequenti, la percentuale di risposte fornite o non fornite, le fonti maggiormente utilizzate, i tempi di risposta e i cosiddetti knowledge gap, cioè argomenti per i quali il sito non contiene informazioni sufficienti.

Il plugin Citizen Insights & Knowledge Gaps lavora esclusivamente su questi dati derivati e aggregati: non conserva il testo integrale delle domande o delle risposte, l’IP grezzo o il token della sessione e, nella configurazione attuale, non reinvia le conversazioni a OpenAI per produrre le statistiche.

7. Le domande vengono usate per addestrare i modelli?

No. I dati inviati tramite le API OpenAI non vengono utilizzati per addestrare o migliorare i modelli per impostazione predefinita. Per il progetto del Comune di Gavorrano non verranno attivate opzioni volontarie di condivisione di input, output o dati di valutazione per finalità di training o miglioramento dei modelli.

Prima dell’attivazione del servizio verrà conservata nel fascicolo tecnico una prova delle impostazioni dell’account/progetto utilizzato.

8. Dove avviene il trattamento e quali fornitori sono coinvolti

Per Gavorrano il sito istituzionale è ospitato su infrastruttura Aruba. HSH Informatica e Cultura Srl gestisce la soluzione Comuni AI e l’integrazione con il sito. OpenAI fornisce il servizio di Intelligenza Artificiale utilizzato per comprendere le domande e generare le risposte.

Per la produzione è prevista la creazione di un progetto OpenAI dedicato al Comune di Gavorrano con trattamento regionale in Europa, compatibilmente con il modello e con il servizio API effettivamente utilizzati. OpenAI prevede specifiche condizioni tecniche per alcuni modelli; tali condizioni saranno verificate e documentate prima dell’attivazione. L’eventuale Zero Data Retention è una misura separata, soggetta ad approvazione e compatibilità tecnica, e sarà indicata nell’informativa definitiva solo se effettivamente attivata. In termini semplici, la configurazione mira a limitare il trattamento dei contenuti delle richieste alla regione europea e a ridurre al minimo la conservazione presso il fornitore, secondo le condizioni contrattuali e tecniche applicabili.

OpenAI utilizza propri fornitori tecnici e subfornitori. L’elenco aggiornato e l’accordo sul trattamento dei dati saranno conservati nella documentazione del servizio. Anche i normali log tecnici dell’hosting Aruba sono distinti dalla chat e devono essere gestiti secondo i tempi e le finalità previsti dal servizio di hosting.

9. Base giuridica e finalità

La finalità del trattamento è fornire un servizio informativo digitale che faciliti la consultazione delle informazioni istituzionali pubblicate dal Comune e consenta di monitorare la qualità del servizio in forma minimizzata e aggregata.

Base giuridica: [da definire e approvare dal Comune con il DPO/RPD in relazione alle funzioni istituzionali svolte e al quadro normativo applicabile. La soluzione tecnica è stata predisposta per un trattamento necessario al servizio pubblico informativo, senza richiedere il consenso per la funzione principale].

10. Chi può ricevere i dati

I dati possono essere trattati, nei limiti necessari alla fornitura del servizio, dal Comune, da HSH quale fornitore della soluzione, dal fornitore dell’hosting Aruba e da OpenAI e dai relativi subfornitori, secondo i ruoli e gli accordi contrattuali applicabili. L’elenco puntuale dei soggetti e dei ruoli viene mantenuto nella Scheda di esercizio e nella documentazione privacy del servizio.

11. Decisioni automatizzate

L’Assistente IA non adotta decisioni automatizzate che producono effetti giuridici o analogamente significativi nei confronti dell’utente. Le risposte hanno esclusivamente carattere informativo e non sostituiscono atti, provvedimenti, comunicazioni o valutazioni degli uffici comunali.

12. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare i diritti previsti dal Regolamento (UE) 2016/679 nei confronti del Comune, secondo le modalità indicate nell’informativa generale privacy dell’Ente. Può inoltre rivolgersi al DPO/RPD del Comune e, ricorrendone i presupposti, proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

13. Avvertenze per l’utilizzo

• non inserire dati personali non necessari, dati sanitari, credenziali, documenti o dati riferiti a terzi;
• verificare sempre le fonti indicate nella risposta quando la questione è importante o richiede un adempimento;
• utilizzare i canali ufficiali del Comune per presentare istanze, documenti, dichiarazioni, segnalazioni o comunicazioni con valore amministrativo;
• tenere presente che una risposta generata automaticamente può contenere errori o informazioni non aggiornate.